La Fiduciaire - Conformité

1Obligations de vigilance

A. Particuliers

En tant qu’entité titulaire d’une licence, nous avons adopté une « approche basée sur les risques » dans nos procédures « connaître votre client » (KYC)/vigilance client. Par conséquent, les renseignements KYC que nous exigeons dépendent entièrement du risque perçu et sont obtenus afin de satisfaire aux orientations de HMRC relatives aux Systèmes de contrôle et d’obligations (« les obligations »). Toute relation qui présente selon nous un risque plus élevé sera soumise à une procédure KYC plus détaillée et pourra aboutir à une demande de pièces justificatives complémentaires. Les informations et documents généralement exigés dans le cadre de la procédure KYC sont résumés ci-dessous. Les obligations spécifiques peuvent varier d’un dossier à l’autre.

Pour tous les bénéficiaires effectifs, administrateurs, actionnaires et/ou détenteurs de procuration :

Preuve d’identité ;
Justificatif d’adresse ;
Référence professionnelle ;
Profession et lieu de travail ; généralement fournis sous la forme d’un curriculum vitae

(Une fois que les détails de la proposition sont connus, une évaluation des risques est réalisée et les obligations KYC sont finalisées.)

B. Personnes morales

Lorsque les actionnaires et/ou administrateurs sont des personnes morales, les pièces suivantes sont requises :

Copie de l’acte de constitution ;
Statuts, dûment certifiés par l’autorité compétente dans la juridiction compétente (ou légalisés) ;
Certificat de conformité (original récent ou copie légalisée) ;
Résolution du conseil/pièce justificative confirmant la nomination des administrateurs et les actionnaires actuels ;

Documents susmentionnés pour les administrateurs, actionnaires et bénéficiaires effectifs si les administrateurs et/ou actionnaires sont des personnes morales.

C. Trusts

Lorsque les actionnaires et/ou administrateurs sont des trusts, les pièces suivantes sont requises :

Copie de l’acte de trust et de toutes les modifications de celui-ci ;
Justification satisfaisante de la nomination en bonne et due forme des trustees, par exemple, copie d’extraits de l’acte de trust ou lettre d’un avocat ou d’un notaire en attestant (si cela ne figure pas dans la copie certifiée de l’acte de trust ou des modifications) ;
Copie certifiée de l’acte d’enregistrement (ou l’équivalent dans une autre juridiction, le cas échéant) ;
Copie certifiée des derniers états financiers du règlement ; et
Justificatifs de la source et de l’origine des actifs sous le contrôle des trustees.

Pour le constituant, les trustees (personne morale ou physique), l’exécutant ou le protecteur du trust, veuillez fournir les renseignements énumérés à la section Particuliers des obligations de vigilance figurant ci-dessus.
Pour les bénéficiaires du trust, veuillez fournir les renseignements énumérés aux sections Particuliers et Sociétés figurant ci-dessus selon le cas, ainsi que des renseignements concernant les bénéficiaires discrétionnaires et contingents (le cas échéant).

2Sources des fonds et/ou de richesse

A. Source des fonds

Renseignements comprenant une preuve écrite de la provenance des fonds, à savoir le nom et l’agence de la banque/société d’épargne immobilière

B. Source de richesse

Preuve écrite et documents à l’appui de la manière dont la source des fonds a été générée à l’origine – voir exemples ci-dessous :

Activité salariée – Détails de la rémunération annuelle sous la forme d’un bulletin de salaire, d’une confirmation écrite de l’employeur ou de relevés bancaires.
Activité non salariée – Copie des derniers comptes.
Retraite – Relevés bancaires montrant une pension etc.
Paiement d’une compensation – Lettre/ordonnance du tribunal indiquant la date, le montant total reçu et le motif du paiement.
Royalties – Relevés bancaires indiquant les paiements réguliers et le détail des montants, y compris dates et personnes ayant effectué les paiements.
Revenu locatif – Copie du contrat de location.
Revenu des investissements – Certificat d’investissement/bons d’épargne faisant mention du montant investi, de la date d’investissement, de la durée de détention et des coordonnées de la société ayant effectué le paiement.
Vente immobilière – Copie du contrat de vente ou lettre signée par votre notaire ou votre agent immobilier, ainsi qu’adresse de la propriété et montant de la vente.
Vente d’une affaire – Lettre signée par votre notaire ou expert-comptable ou copie du contrat de vente et justificatif des fonds destinés à l’investissement sur un relevé bancaire.
Héritage ou donations – Lettre de confirmation d’un notaire, copie des lettres d’homologation de testament ou copie du testament qui doit comprendre la valeur de la succession. Pour les donations, une lettre du donateur confirmant les détails de la donation.
Bénéfices de société – Copies certifiées des derniers comptes.
Gains de loterie – Lettre de l’organisation appropriée confirmant le gain et le montant.
Vente d’actions – Notes de contrat ou formulaire de cession d’actions ou déclaration de courtage.

3Vérification des particuliers

Les éléments suivants sont les types de documents que nous souhaiterions recevoir dans le cadre de la procédure de vigilance.

A. Justificatif d’identité

Passeports, cartes d’identité et permis de conduire (le document doit contenir une photographie, la date de naissance, les dates de délivrance et d’expiration, ainsi que la signature du titulaire).

B. Justificatif d’adresse

Facture de ligne de téléphone fixe, facture d’eau, facture de gaz, facture de taxe d’habitation, relevé bancaire ou relevé de carte de crédit. Le document ne doit pas être daté de plus de 3 mois et doit mentionner l’adresse complète du domicile. Les factures de téléphone portable ne peuvent pas être acceptées.

C. Références

Elles doivent provenir d’un professionnel indépendant qui connaît la personne depuis au moins deux ans. Ce professionnel doit confirmer l’intégrité de la personne, sa situation financière, la durée de la relation et la confirmation de l’adresse de son domicile lorsqu’elle est connue. Veuillez remarquer que nous acceptons uniquement les références de praticiens du droit, de comptables (experts ou certifiés), de banquiers, de notaires ou de la personne qui a présenté le client.

4Certification

Tous les documents de vigilance demandés doivent être fournis sous leur forme originale ; cependant, lorsque ce n’est pas possible, des copies certifiées conformes sont acceptables. Ces documents seront uniquement acceptés s’ils proviennent de praticiens du droit, de comptables (experts ou certifiés), de banquiers, de notaires ou de la personne qui a présenté la client. Tous les certificats doivent contenir les éléments suivants :

Les mots « copie certifiée conforme et semblable à l’original » (pour les pièces d’identité) ;
Les mots « copie certifiée conforme du document original » (pour tous les autres documents) ;
La date de la certification ;
La signature du responsable effectuant la certification ;

Le nom, l’adresse et la situation professionnelle du responsable effectuant la certification seront écrits lisiblement en lettres manuscrites au-dessous de la signature.

5Contrôles supplémentaires/vigilance renforcée

Dans certains cas, suite à notre évaluation des risques initiale, nous aurons besoin de procéder à une vigilance renforcée. Cela pourrait comprendre jusqu’à trois séries supplémentaires de documents qui figurent ci-dessous :*

6Les documents de vérification supplémentaires comprennent :

Coordonnées de contact vérifiées, par ex. ligne de téléphone fixe, adresse ;
Justificatif d’identité ;
Justificatif d’adresse ;
Référence professionnelle ;

*Plus tout autre document que nous considérons nécessaire pour satisfaire à nos obligations.

7Personnes politiquement exposées (PEP)

Une personne politiquement exposée est définie dans « les obligations » comme une « personne physique qui exerce ou a exercé des fonctions publiques importantes et les membres de sa famille immédiate ». À ce titre, toute personne ou personne associée qui a récemment évolué sur la scène politique d’un pays sera définie comme une PEP. Les exemples comprennent :

Les députés ;
Les hauts responsables du corps judiciaire ou de l’armée ;
Les chefs de gouvernement ;
Les hauts responsables politiques ;
Les membres de la Chambre des Lords ;
Les départements, comités et organes du gouvernement.

Lorsqu’une personne est reconnue comme une PEP, l’agent pourra exiger des informations supplémentaires afin de mieux évaluer une éventuelle relation d’affaire avec ces demandeurs.

8Clients existants

Une adresse de boîte postale ne peut pas être acceptée dans le cadre du processus de vérification.

9Adresse Varification

Une adresse de boîte postale ne peut pas être acceptée dans le cadre du processus de vérification.

Nous tenons à souligner que ces obligations nous ont été imposées ces dernières années afin d’encourager les bonnes pratiques commerciales et de protéger les agents et prestataires de services aux sociétés contre l’utilisation malhonnête de nos services. En sus des obligations susmentionnées, nous exigeons une réunion en face à face dans le courant de l’exercice financier.

Si The Fiduciairy agit en qualité d’administrateur ou d’actionnaire nominee, il suivra uniquement les instructions de la société qui l’a désigné. Nous vous assurons que vos actifs seront toujours protégés, ainsi que vos données personnelles.

Afin de garantir que cet arrangement satisfait à nos obligations de conformité, nous vous demanderons de nous fournir un certain nombre de documents confirmant que vous et votre organisation êtes notre client.

Veuillez nous contacter pour tous renseignements complémentaires.

Nous tenons à souligner que ces obligation nous ont été imposées ces dernières années afin d’encourager les bonnes pratiques commerciales et de protéger les agents et prestataires de services aux sociétés contre l’utilisation malhonnête de nos services. En sus des obligations susmentionnées, nous exigeons une réunion en face à face dans le courant de l’exercice financier.

Si The Fiduciaire agit en qualité d’administrateur ou d’actionnaire nominee, il suivra uniquement les instructions de la société qui l’a désigné. Nous vous assurons que vos actifs sont toujours protégés, ainsi que vos données personnelles.

Veuillez nous contacter pour obtenir des renseignements complémentaires